В статье партнер «Пепеляев Групп» Анна Берлина и младший юрист Александра Текутьева разобрали, как бороться со злоупотреблениями работников, которые получают под отчет деньги для оплаты представительских, командировочных расходов, покупки канцтоваров и т. п. Нередко такие работники не отчитываются полностью о расходах, сдают подложные чеки или просто не возвращают остаток денег, а при попытке работодателя их удержать увольняются. Сначала дадим советы, как минимизировать такие ситуации, а затем расскажем, что делать, если работник все-таки не возвращает деньги.
1. Как заранее обезопасить компанию при предоставлении подотчетных средств
Универсального способа защиты от всех злоупотреблений при выдаче аванса на представительские и командировочные расходы нет, поскольку работники постоянно придумывают какие-нибудь новые схемы и хитрости. Однако самые частые проблемы можно предотвратить или хотя бы сделать так, чтобы сумма потенциального ущерба была минимальной. Для этого рекомендуем предпринять следующие меры:
-
документируйте, на что именно передаются средства («аванс на командировочные расходы в апреле 2024 года» и т. п.);
-
четко регламентируйте в ЛНА формат и сроки отчетности по представительским и командировочным расходам;
-
установите в ЛНА запрет на снятие наличных с корпоративной карты;
-
добивайтесь от работников своевременной сдачи авансовых отчетов и оперативно их проверяйте;
-
прекращайте выдачу средств при задержке сдачи авансовой отчетности или выявлении злоупотреблений со стороны работников (это предотвратит накопление значимых сумм долга);
-
своевременно проверяйте чеки, а также операции по корпоративной карте с помощью онлайн-банкинга;
-
координируйте действия всех подразделений, чтобы не возникали ситуации, когда бухгалтерия не знает об отмене командировки из-за увольнения и начисляет плановый аванс;
-
при увольнении по соглашению сторон прописывайте в соглашении сумму удержания: «Произвести из суммы окончательного расчета удержание неизрасходованного аванса на представительские расходы в размере ХХ рублей».
В отношении специфических расходов (например, чаевых) можно предусмотреть в ЛНА, что их допустимо оставлять лишь по QR-коду через приложение банка, где открыт корпоративный счет. Также можно установить ограничение размера чаевых, принимаемых в качестве представительских расходов (например, 5% от счета).
Полная версия статьи доступна подписчикам журнала
«Трудовые споры»
