О внутренней системе работы с контрагентами: должная осмотрительность — не панацея

Рассказывает партнер «Пепеляев Групп» Наталья Коваленко. На проблему проверки контрагентов нужно смотреть чуть шире, чем это принято. Это не должна быть проблема только бухгалтера. Задача компании состоит в том, чтобы построить систему, которая бы не давала сбоев. Давайте посмотрим, на чем должен быть заточен фокус внимания, когда мы говорим о выборе контрагентов.

Бизнес-задача. Мы прекрасно понимаем, что если выгода от сделки превышает налоговые риски и компания, ее руководство готовы эти риски принимать, сделке, скорее всего, быть. Примером может быть ситуация, когда какой-то конкретный товар или услугу можно купить только в каком-то конкретном месте, у какого-то конкретного поставщика и больше нигде. Вряд ли руководство откажется от сделки, даже осознавая потенциальные риски.

Понятно, что бизнес не пойдет к контрагенту, если заранее знает, что тот пропустит платежи, не поставит в срок товары, нарушит сроки сдачи объекта и т. д. Выбор контрагента исходя из бизнес-задачи естественно ложится на плечи бизнес-подразделений, на внутреннего заказчика. Роль бухгалтерии в данном случае может заключаться только в проверке контрагента на предмет его добросовестности, чтобы определиться, учитывать ли расходы по сделке из чистой прибыли или включать в налоговую базу по налогу на прибыль. Причем данную роль могут выполнять и иные подразделения, о чем подробнее поговорим ниже.

Соответствие требованиям регуляторов. Бывает, что требования к контрагентам различных регуляторов противоречат друг другу. Пример — конфликт подходов ФНС и ФАС. Мне известна компания, занимающая доминирующее положение на рынке определенных товаров, которая получила предписание от Федеральной антимонопольной службы. Причина — в договоре компании с подрядчиком написано, что подрядчик обязан согласовывать с ней субподрядчика. Компания таким образом рассчитывала закрыть налоговые риски, связанные с возможным привлечением подрядчиком недобросовестного контрагента (для компании — контрагента второго звена). С налоговой точки зрения и позиции ФНС, это проявление должной осмотрительности. Однако с точки зрения ФАС, это положение договора ограничивает конкуренцию.

Что тут можно посоветовать? Либо заранее подготовить обоснование того, что положение договора не ограничивает конкуренцию, либо выяснять, кто будет субподрядчиком, вне письменных обязательств по договору. Возможно, данную задачу следует решать через изменение тендерной документации.

Общий вывод заключается в том, что внутреннее регулирование процесса работы с контрагентами должно соответствовать требованиям регуляторов. И, как мы видим, таким регулятором может являться не только ФНС.

Распределение ролей и полномочий внутри компании. Кто нам должен сказать, что с контрагентом, на котором настаивает руководство, работать нежелательно? Бухгалтер, юрист, служба финансовой безопасности, иное подразделение? Об этом в компании нужно договориться изначально.

Первое, что нужно понять, — кто вообще выбирает контрагента. Кто имеет на это право, кто инициатор закупки. Далее — кто проверяет контрагента? Кто ответит на вопрос, можно ли с этим контрагентом заключить договор с точки зрения отсутствия налоговых и иных рисков? Затем — кто принимает итоговое решение по работе с контрагентом? Если ответов на эти вопросы нет, говорить о существовании в компании системы работы с контрагентами не приходится.

Таким образом, подход к построению системы работы с контрагентами должен быть комплексным. Включающим в себя и бизнес-цели, и распределение ролей и полномочий внутри компании на всех стадиях — от планирования закупки до исполнения договора, и внутреннее нормативное регулирование бизнес-процессов, соответствующее требованиям налогового, антимонопольного, антикоррупционного, закупочного и прочего законодательства.

Почему должной осмотрительности недостаточно. Что касается должной осмотрительности (для налоговых целей), то мое личное убеждение, что на нее можно вообще закрыть глаза, если компания может доказать реальность хозяйственной операции. Проявление должной осмотрительности без подтверждения реальности не минимизирует налоговые риски. Однако если есть реальность, должная осмотрительность будет служить хорошим дополнительным аргументом.

Мало выбрать контрагента с учетом требований к должной осмотрительности и собрать всю необходимую первичку. Важно подтянуть к этим доказательствам документы, дополнительно фиксирующие факт исполнения обязательств. То есть доказывающие реальность сделки.

По-хорошему, надо организовывать сбор и хранение подтверждающих документов (помимо первички), так называемого защитного файла, автоматизировать соответствующие процессы. В случае если у компании возникнет необходимость представить в налоговую инспекцию документы, обосновывающие деловую цель сделки, проявление должной осмотрительности, реальность операций, не потребуется много времени на поиск и сбор таких документов. Достаточно будет просто обратиться к информационной системе, электронному хранилищу и извлечь из нужной папки необходимую информацию.

Источник: «Практическое налоговое планирование»