5 этапов выявления конфликта интересов в закупках

Меры по выявлению и урегулированию личной заинтересованности должны приниматься прежде всего организациями, участвующими в закупках для обеспечения государственных и муниципальных нужд, поскольку требование о недопущении конфликта интересов установлено для них на законодательном уровне (п. 9 ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ). Однако данные рекомендации применимы к любой компании, которая взаимодействует с контрагентами, поскольку неурегулированный конфликт может привести к серьезным последствиям: взяточничеству, внутреннему (корпоративному) мошенничеству и другим коррупционным явлениям. А это повлечет для компании серьезные финансовые потери и ущерб ее репутации, а также риск административной и даже уголовной ответственности.

Помимо этого, любая компания независимо от формы собственности и сферы деятельности обязана разрабатывать и принимать меры по противодействию коррупции (ст. 13.3 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Закон о противодействии коррупции). В их число входят и направленные на предотвращение и урегулирование конфликта интересов.

Организовать эту работу поможет алгоритм, включающий пять этапов.

Система по выявлению личной заинтересованности требует больших ресурсов: от штата сотрудников до времени, затраченного на обработку и анализ информации. Причем с ростом оборота увеличиваются и затраты на такой контроль.

Решением проблемы может стать автоматизация комплаенс-процедур. Она позволяет организации оптимизировать работу своего подразделения по профилактике коррупционных правонарушений (далее — подразделение ПКП), снизить издержки и улучшить качество контроля.

Определение понятий

Личная заинтересованность — возможность получения доходов в виде денег, иного имущества, в том числе имущественных прав, услуг имущественного характера или каких-либо выгод (преимуществ) как непосредственно самим служащим, так и состоящими с ним в близком родстве или свойстве лицами (родственниками, друзьями, знакомыми и т. д.). Ситуация личной заинтересованности может повлиять на надлежащее, объективное и беспристрастное исполнение лицом его должностных (служебных) обязанностей, то есть привести к конфликту интересов (ч. 2 ст. 10 Закона о противодействии коррупции).

Конфликт интересов — ситуация, при которой личная заинтересованность (прямая или косвенная) лица, замещающего должность, замещение которой предусматривает обязанность принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов, влияет или может повлиять на надлежащее, объективное и беспристрастное исполнение им должностных (служебных) обязанностей (осуществление полномочий) (ч. 1 ст. 10 Закона).

Этап 1. Определение субъектов, ответственных за организацию работы по недопущению конфликта интересов

В каждой организации рекомендуется создать подразделение ПКП. Кроме того, ориентируясь на локальную специализацию, надо определить ответственное лицо или нескольких лиц, на которое или которых преимущественно будут возложены функции по предупреждению коррупции при закупках. Если такой сотрудник будет выбран из штата компании, целесообразно организовать повышение его квалификации по профессиональной программе допобразования. Можно также нанять стороннего специалиста, обладающего необходимыми знаниями и навыками, либо обратиться к консультанту.

Надо установить порядок взаимодействия между подразделением ПКП и иными отделами организации. Он должен, с одной стороны, способствовать достижению цели предупреждения конфликта интересов, а с другой — не препятствовать профильной деятельности других служб, в частности закупочной. Грамотно выстроить сбалансированную систему контроля поможет комплаенс-офицер либо внешний консультант, который на профессиональном уровне окажет содействие в первоначальной организации работы подразделения ПКП и внедрении соответствующих процедур в деятельность компании.

Этап 2. Выявление направлений проверки и определение круга подлежащих ей лиц

Подразделению ПКП рекомендуется в первую очередь определить перечень лиц, участвующих в закупке. К ним могут быть отнесены:

• руководитель заказчика;
• члены коллегиального органа по закупкам (например, члены приемочной комиссии, комиссии по осуществлению закупок);
• должностные лица контрактной службы или контрактный управляющий;
• сотрудники, заинтересованные в закупке (например, участвующие в описании ее объекта);
• иные лица, в ней участвующие.

Проверка, соблюдаются ли положения российского законодательства о противодействии коррупции, может основываться на сплошном анализе всех лиц, участвующих в закупочной деятельности, либо на выборочном анализе по определенным критериям.

Чтобы сделать проверки при выборочном анализе более эффективными, необходимо определить четкие критерии отбора закупок, которым подразделение ПКП будет уделять повышенное внимание. Они могут включать:

• размер цены контракта по закупке;
• коррупционную емкость предмета (сферы) закупки (строительство, в том числе жилищное, здравоохранение и т. д.);
• частоту заключаемых контрактов с одним и тем же поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с точки зрения возможного установления неформальных связей между конечным выгодоприобретателем — работником и представителем контрагента.

Стоит уделить внимание типовым ситуациям заинтересованности при закупках. Часть из них приводится на сайте Минтруда России в обзорах практики правоприменения в сфере конфликта интересов.

Наиболее распространены ситуации, когда в конкурентных процедурах участвует организация:

• в которой работает близкий родственник члена комиссии либо иного сотрудника, заинтересованного в закупке;
• в которой ранее работал член комиссии либо иной заинтересованный сотрудник; при этом важно не столько должностное положение на предыдущем месте работы, сколько решение вопроса, остались ли у данного служащего связи с ним, которые могли повлиять на принятие им решения;
• в которой у члена комиссии либо у иного сотрудника, заинтересованного в закупке, есть доля участия в уставном капитале — такие лица являются учредителями (соучредителями);
• ценные бумаги которой в собственности у члена комиссии либо у иного работника, заинтересованного в закупке, в том числе иных лиц, с которыми у него корпоративные, имущественные или иные близкие отношения (например, фактические брачные отношения (сожительство); общие дети; дружеские отношения; бывшие супруги и т. д.).

Даже минимальная доля владения ценными бумагами или уставным капиталом может привести к возможности получения доходов служащим и, как следствие, личной заинтересованности в принятии того или иного решения.

Нередко встречаются также случаи, когда в закупке товаров, являющихся результатами интеллектуальной деятельности, участвуют работники, чьи родственники или иные лица, с которыми у него корпоративные, имущественные или иные близкие отношения, владеют исключительными правами.

Подразделению ПКП рекомендуется составить собственную базу типовых ситуаций. Это поможет определить приоритетные направления проверки.

Этап 3. Сбор информации и формирование профилей работников, участвующих в закупке

По результатам определения круга проверяемых лиц подразделению ПКП надо собрать информацию, которая может содержать признаки заинтересованности при проведении закупок.

Рекомендуется сформировать профиль каждого работника, участвующего в закупочной деятельности, и включить таких сотрудников в перечень лиц, обязанных представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также подобную информацию об их супругах и несовершеннолетних детях. Эти данные — базис для выявления возможной заинтересованности. Однако для полноценного и комплексного анализа и построения цепочки связей их может быть недостаточно.

Иными каналами могут служить:

• добровольное ежегодное представление работниками декларации о возможной личной заинтересованности, например в форме анкетирования;
• информация, размещенная в Интернете, в том числе соцсетях;
• личные беседы с работником.

Собирая и анализируя эти сведения, компания должна особенно внимательно относиться к соблюдению норм законодательства о персональных данных.

Аналогичные профили могут быть сформированы в отношении участников закупок, включая определенных по результатам закупочных процедур поставщиков (подрядчиков, исполнителей). Сведения о них можно получить как непосредственно от структурных подразделений органа (организации), участвующих в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), так и из данных, размещенных в Единой информационной системе в сфере закупок.

Анализу и обобщению для формирования профиля подлежит следующая информация (если применимо):

• наименование, фирменное наименование (при наличии); место нахождения (для юрлица), почтовый адрес участника закупки; ИНН (при наличии) учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника закупки; Ф. И. О. (при наличии); паспортные данные; место жительства (для физлица); номер контактного телефона;
• выписка из ЕГРЮЛ или засвидетельствованная в нотариальном порядке ее копия (для юрлица); выписка из ЕГРИП или засвидетельствованная в нотариальном порядке ее копия (для ИП); копии документов, удостоверяющих личность (для иного физлица); надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов о госрегистрации юридического или физического лица в качестве ИП согласно законодательству соответствующего государства (для иностранного лица);
• документ, подтверждающий полномочия лица на действия от имени участника закупки — юрлица (копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физлица на должность, в соответствии с которыми оно правомочно действовать от имени участника закупки без доверенности), и иные связанные с этой обязанностью документы;
• копии учредительных документов участника закупки (для юрлица);
• иные представленные участником закупки документы.

Иная информация об участниках закупки, применимая для выявления личной заинтересованности, может быть получена с помощью анализа сведений, доступных в электронном сервисе ФНС России «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru).

Не стоит также забывать, что в соответствии с п. 1 ст. 706 ГК РФ, если из закона или договора подряда не вытекает обязанность подрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, он вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц — субподрядчиков. Это применимо и к закупочной деятельности.

Законом № 44-ФЗ установлена обязанность поставщика (подрядчика, исполнителя) предоставлять информацию о всех субподрядчиках (соисполнителях), заключивших с ним договор или договоры, цена которого или общая цена которых составляет более 10% цены контракта (ч. 23 ст. 34 Закона № 44-ФЗ во взаимосвязи с Постановлением Правительства РФ от 04.09.2013 № 775 «Об установлении размера начальной (максимальной) цены контракта при осуществлении закупки товара, работы, услуги, при превышении которой в контракте устанавливается обязанность поставщика (подрядчика, исполнителя) предоставлять заказчику дополнительную информацию»). В связи с этим целесообразно формирование профилей субподрядчиков (соисполнителей) по контракту.

Для информации

Квалифицирующие цены контракта: 1 млрд руб. при осуществлении закупки для обеспечения федеральных нужд; 100 млн руб. — для обеспечения нужд субъекта РФ и муниципальных нужд.

Этап 4. Перекрестный анализ

По результатам составления профилей сотрудников, задействованных в проведении закупки, а также участников закупок подразделению ПКП рекомендуется выполнить перекрестный анализ имеющихся в его распоряжении сведений.

Необходимо рассмотреть документацию, связанную с закупкой, в том числе с ее планированием. Если подразделение ПКП сочтет целесообразным, также проводится комплексный анализ информации. В результате могут быть выявлены индикаторы личной заинтересованности служащих (работников).

Обратите внимание

Примеры индикаторов приведены в материалах «Серая книга», подготовленных проектом ОНФ «За честные закупки» и размещенных на сайте zachestnyezakupki.onf.ru.

Отдельное внимание подразделение ПКП уделяет информации о субподрядчиках (соисполнителях) по контракту. Перекрестный анализ их профилей с профилями работников позволяет найти возможные связи, свидетельствующие об имеющейся у последних заинтересованности, в частности в участии соответствующих лиц как субподрядчиков (соисполнителей).

Может быть проведена также проверка для установления фактов нарушений Закона о противодействии коррупции. Например, фактов навязывания услуг — понуждения со стороны работника заключить договор субподряда с аффилированной с ним организацией.

О выявленных случаях личной заинтересованности надо незамедлительно сообщить руководителю заказчика и (или) комиссии.

Этап 5. Профилактика коррупционных рисков

Помимо аналитической работы значительное внимание следует уделять также профилактике.

Рекомендуется разработать Положение о предотвращении и урегулировании конфликта интересов и утвердить его в качестве приложения к антикоррупционной политике организации либо отдельного локального нормативного акта.

В этом документе необходимо раскрыть следующие аспекты конфликта интересов:

• предупреждение, то есть систему антикоррупционных мер, благодаря которой работнику будет труднее попасть в ситуацию такого конфликта;
• выявление — например, посредством установления декларирования или самостоятельного анализа информации сотрудниками подразделения ПКП;
• урегулирование, то есть принятие организационных мер, таких как усиление контроля за исполнением трудовых обязанностей.

Одновременно подразделению ПКП целесообразно не реже раза в год проводить обучающие семинары, чтобы проинформировать участвующих в закупках работников:

• о понятиях «конфликт интересов» и «личная заинтересованность»;
• обязанности принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов;
• порядке уведомления о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных (служебных) обязанностей, которая приводит или может привести к такому конфликту;
• ответственности за неисполнение этой обязанности.

Аналогичную работу проводят с теми, кому впервые поручено осуществлять деятельность по закупкам.
После тренингов следует провести оценку полученных работником знаний, чтобы определить процент усвоенной им информации. Это может быть тестирование с перечнем открытых и закрытых вопросов.

В рамках оценки знаний рекомендуется также рассмотреть типовые ситуации, когда есть личная заинтересованность. Это поможет выявить, насколько работник знает порядок осуществления действий, направленных на соблюдение положений нормативных правовых актов о противодействии коррупции, и готов ли он воспроизвести такой порядок на практике.

Источник: «Конкуренция и право»