Правила формирования, ведения и модернизации информационной системы «Работа в России» будут изменены

Юридическая компания «Пепеляев Групп» информирует о готовящихся изменениях[1] в Правила формирования, ведения и модернизации системы Общероссийской базы вакансий «Работа в России». Поправки планируется принять в связи с проведением эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.

Напомним, что экспериментальный режим по использованию электронных документов в трудовых отношениях стартовал 5 мая 2020 г.[2] (с более подробной информацией об эксперименте можно ознакомиться в алерте «Пепеляев Групп»). Проект постановления Правительства РФ («Проект»), уточняющий Правила создания, ведения и модернизации информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий «Работа в России» (далее - Система)[3], установленные Правительством РФ[4], размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов и находится на стадии рассмотрения.

Новые цели создания и функционирования Системы

Проект устанавливает дополнительные цели создания и функционирования Системы, которые непосредственно связаны с проведением эксперимента по использованию электронных документов, оформляемых в рамках трудовых отношений. В частности, одной из новых целей предполагается создание, использование и хранение в Системе электронных документов, связанных с работой.

Напомним, что оператором Системы является Федеральная служба по труду и занятости, которая обеспечивает по согласованию с профильными государственными органами разработку требований к Системе, а также к технологическим, программным и лингвистическим средствам в рамках Системы.

В дополнение к информации о работодателях, соискателях, вакансиях и иной информации в системе «Работа в России» в соответствии с Проектом будет размещаться информация о работниках. Для размещения такой информации будет использоваться «Личный кабинет соискателя (работника)».

Введение новых подсистем

В рамках федерального сегмента Системы планируется внедрить ряд новых подсистем, среди которых можно отдельно отметить:

• подсистему «Организация всестороннего сетевого общения зарегистрированных пользователей», которая должна обеспечивать создание единой информационной среды для поиска и установления деловых контактов между работодателями и соискателями;
• подсистему «Взаимодействие между образовательными организациями, работодателями и студентами / выпускниками при организации стажировок, в том числе на рабочем месте, и практик посредством электронного документооборота», которая должна помогать в организации практик и стажировок студентов и выпускников;
• подсистему «Электронный кадровый документооборот», которая должна обеспечивать создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой (в том числе трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и др.).

Электронный кадровый документооборот

Проект устанавливает, что создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, в Системе будет осуществляться с использованием «Личного кабинета работодателя» и «Личного кабинета соискателя (работника)».

Работодатель должен самостоятельно определить круг лиц, имеющих доступ к «Личному кабинету работодателя» и организовать их регистрацию в ЕСИА[5] и системе «Работа в России».

Предполагается, что создание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде может осуществляться следующими способами:

• посредством заполнения форм и шаблонов документов, предоставленных в системе «Работа в России»; или
• посредством загрузки проектов документов, созданных вне системы «Работа в России».

Обращаем Ваше внимание, что при загрузке проектов документов, созданных работодателем, такие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В случае загрузки проектов документов, созданных работником, они подписываются простой электронной подписью работника, ключ которой получен в соответствии с правилами, установленными Правительством РФ[6].

Хранение электронных документов, связанных с работой, осуществляется в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» в течение сроков, предусмотренных законодательством РФ об архивном деле[7]. На протяжении всего срока хранения такие документы могут быть получены посредством личных кабинетов работника или работодателя.

Система обеспечит возможность выгрузки таких документов для целей формирования их копий на бумажном носителе. Иными словами, будет предоставлена возможность «скачать» необходимый файл и напечатать его на бумажном носителе. Проектом прямо не предусмотрено, но вероятно, что «скачанный» файл по аналогии с электронными выписками из ЕГРЮЛ будет подписываться электронной подписью Роструда, что позволит обеспечить достоверность сведений при печати на бумажном носителе.

При создании, использовании или хранении работодателем электронных документов, связанных с работой без обращения к Системе, он по заявлению работника обязан направить такие электронные документы, подписанные работником и работодателем в личный кабинет работника в Системе.

Надзор за соблюдением трудового законодательства

Для целей обеспечения надзора за соблюдением требований трудового законодательства должностные лица Роструда и государственных инспекций труда в субъектах РФ получат доступ к электронным документам, связанным с работой, размещенным работодателем в системе «Работа в России».

О чем подумать, что сделать

Работодателям стоит определиться с участием в эксперименте с использованием системы «Работа в России». В случае заинтересованности рекомендуется ознакомиться с Проектом и быть готовыми соблюдать его положения в случае принятия соответствующего постановления Правительством РФ.

Помощь консультанта

Специалисты «Пепеляев Групп» имеют богатый опыт реализации технологичных проектов, в том числе в области трудового права, и готовы оказать правовую поддержку участникам эксперимента.