Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает о том, что с 18 февраля 2020 года установлены новые сроки архивного хранения организациями документов, образующимися в процессе их деятельности.
Так, с этой даты утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения[1]. Ранее действовавший Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558[2] утратил силу[3].
В целях разъяснения правил применения перечня Росархив утвердил соответствующую инструкцию[4], которая вступила в силу 25 февраля 2020 г.
|
Сроки архивного хранения документов имеют важную практическую ценность для компаний как операторов персональных данных. На них следует ориентироваться для определения, когда и какие документы нужно уничтожать, что проверяется Роскомнадзором (в части сроков хранения персональных данных). |
Сроки хранения некоторых видов документов изменены как в большую, так и в меньшую сторону. Особое внимание стоит уделить уменьшенным срокам хранения, так как законодательством ограничено хранение документов, содержащих персональные данные, и хранение таких документов сверх установленных сроков может быть признано нарушением.
Так, срок архивного хранения согласий на обработку персональных данных работников теперь составляет три года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором. Ранее продолжительность архивного хранения таких согласий составляла 75 лет.
|
|
С учетом сокращения срока хранения некоторых документов, мы не исключаем возможные претензии Роскомнадзора, в частности, если он обнаружит хранимые более трех лет формы согласий уволенных работников (в том случае, если срок в них определялся сроком действия трудового договора). |
О чем подумать, что сделать
Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:
- учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
- принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
- провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.
Помощь консультантов
Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают большим опытом работы по вопросам применения законодательства о персональных данных и готовы оказать комплексное правовое и техническое содействие в проверке соблюдения требований законодательства о персональных и устранении выявленных нарушений, а также представлять интересы организации и ее сотрудников при проведении контрольных мероприятий и в спорах с административными органами.
[1] Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
[2] Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
[3] Приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964 «О признании утратившими силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и внесенного в него изменения».
[4] Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
