Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с трудовыми отношениями

Юридическая компания «Пепеляев Групп» информирует о планируемом проведении на территории Российской Федерации эксперимента по использованию электронных документов, связанных с трудовыми отношениями.

В рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика»[1] 14 апреля 2020 года Государственной Думой был принят Федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» («Закон»). В ближайшее время ожидается одобрение Закона верхней палатой парламента и его подписание Президентом РФ.

В рамках эксперимента работникам и работодателям предлагается отказаться от использования в трудовых отношениях бумажных документов, для которых такая форма является обязательной в соответствии с действующим законодательством, и которые должны быть подписаны собственноручной подписью работника. По смыслу эксперимента такие документы теперь можно будет оформлять в электронном виде (далее – «Электронные документы»).

Целями эксперимента обозначены:

• разработка на законодательном уровне механизмов ведения и применения Электронных документов, создание условий для их использования;
• оценка эффективности эксперимента и подготовка по итогам эксперимента предложений о внесении изменений в трудовое законодательство РФ в части использования Электронных документов, с учетом всех особенностей, выявленных в ходе его проведения.

Планируется, что эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года включительно.

В ходе эксперимента работодатели смогут фактически перейти на электронный документооборот с работниками, используя для этого электронную почту или систему «Работа в России» (https://trudvsem.ru).

Электронные документы в рамках эксперимента можно будет подписывать с использованием электронной подписи. Законом предусмотрено, что для работодателей это всегда должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. А для работников допускается использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись, а в случае использования системы «Работа в России» работник сможет подписывать документы своей простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Участие в эксперименте добровольное как для работодателей, так и для их работников и соискателей. При этом работники и соискатели должны предварительно выразить свое согласие на участие в эксперименте путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления. Впоследствии работники и соискатели могут в любой момент отказаться от участия в эксперименте. Т.е. если у работодателя, участвующего в эксперименте, только часть работников выразит согласие на участие в нем, в отношении остальных работников будут применяться общие правила трудового законодательства как и прежде.

Обращаем Ваше внимание на следующие ограничения: (1) в эксперименте не могут принимать участие дистанционные работники и сотрудники, работающие на условиях аутстаффинга; (2) эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Работодателю, желающему участвовать в эксперименте, до начала его проведения необходимо:

• заявить о желании участвовать в эксперименте в соответствии с положением о порядке проведения эксперимента[2];
• определить дату начала проведения эксперимента;
• утвердить перечень видов Электронных документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
• при необходимости определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте;
• уведомить[3] о проведении эксперимента каждого работника и соискателя[4] в письменной форме, а также о праве отказаться от участия в эксперименте;
• получить согласия работников и соискателей на участие в эксперименте;
• сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте;
• принять (или изменить уже принятые) локальные нормативные акты компании в связи с проведением эксперимента, в том числе, об использовании электронной подписи и об обработке Электронных документов, содержащих персональные данные;
• ознакомить работников и соискателей под роспись (пока еще в бумажном варианте) с принятыми локальными нормативными актами, регулирующими отношения в связи с экспериментом;
• внести в трудовые договоры и иные договоры изменения в связи с участием в эксперименте;
• создать специализированную информационную систему либо обеспечить возможность использования в целях эксперимента уже действующей информационной системы;
• обеспечить работнику беспрепятственный доступ к Электронным документам в рамках использования информационной системы;
• обеспечить защиту Электронных документов от неправомерного доступа;

Обращаем Ваше внимание, что расходы по созданию, использованию и хранению Электронных документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, несет работодатель. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

О чем подумать, что сделать

Организациям и индивидуальным предпринимателям, решившим принять участие в эксперименте, рекомендуется заранее спланировать свои действия и мероприятия по подготовке и участию в эксперименте. Одной из заявленных целей Закона является внесение изменений в трудовое законодательство РФ по итогам эксперимента, предусматривающих всеобщее использование Электронных документов в трудовых отношениях. Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные Законом, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства. Поэтому компаниям, отказавшимся от участия в эксперименте, мы также рекомендуем отслеживать информацию о ходе эксперимента из публичных источников и учитывать эти сведения в рамках планирований бизнес-процессов компании.

Помощь консультантов

Специалисты «Пепеляев Групп» готовы оказать любую поддержку бизнесу по вопросам участия в эксперименте, подготовки необходимых документов, связанных с использованием электронных документов как внутри организации, так и в отношениях с контрагентами, а также в решении любых других вопросов правового характера.