Разработан порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Юридическая компания «Пепеляев Групп» информирует о разработке Министерством труда и социальной защиты проекта приказа «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»; [1] («Закон об эксперименте») Минтруд РФ разработал проект приказа «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» («Проект»). Сведения о документе размещены на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. На текущий момент Проект находится на этапе прохождения общественных обсуждений и независимой антикоррупционной экспертизы.

Напомним, что эксперимент проводится с 05 мая 2020 года по 31 марта 2021 года. Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем самостоятельно, но не может наступать до истечения 30 дней со дня вступления в силу Закона о проведении эксперимента.

Как и ожидалось, Проект детализирует отдельные процедурные моменты проведения эксперимента, в частности, следующие

Участие в эксперименте

Проектом предусмотрена форма заявления об участии в эксперименте.

Заполненное заявление необходимо до 01 декабря 2020 года направить в Минтруд, который на основании полученных от работодателей заявлений утверждает перечень работодателей-участников эксперимента. Отсутствие в заявлении какой-либо информации, предусмотренной рекомендуемым образцом, является основанием для невключения работодателя в перечень участников эксперимента. Несоблюдение работодателем положений Проекта будет также являться основанием для исключения его из перечня участников.

С подробной информацией о действиях, необходимых для участия в эксперименте, Вы можете ознакомиться в нашем материале.

В течение эксперимента работодателям необходимо направлять в Минтруд информацию в электронной форме, согласно приложению к Проекту. Такая информация подлежит направлению в Минтруд трижды в течение эксперимента: до 01 августа 2020 года; до 01 декабря 2020 года и до 02 апреля 2021 года. Направлению в Минтруд подлежит, в том числе, следующая информация:

• перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент с указанием на реквизиты приказа, которым был утвержден перечень, а также с обоснованием причин выбора документов для проведения эксперимента;
• описание порядка и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой
• описание иных мероприятий (обучение работников, приобретения устройств для использования работниками, оплата услуг связи работникам и т. п.), проводимых в рамках эксперимента; и др.

Взаимодействие информационных систем

Эксперимент может проводиться как с использованием информационной системы работодателя, так и с использованием системы «Работа в России»[2], а также при одновременном использовании этих информационных систем. Работодателям-участникам эксперимента при выборе используемых информационных систем необходимо определить, какие виды документов, связанных с работой, будут создаваться, использоваться и храниться в их информационных системах, а какие – в системе «Работа в России».

Обращаем Ваше внимание, что эксперимент проводится только в отношении тех документов, которые будут определены самостоятельно каждым работодателем. Примерный перечень таких документов предусмотрен Проектом.

Независимо от использования системы «Работа в России» работодателям-участникам эксперимента необходимо обеспечить взаимодействие информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

Однако с учетом временных ограничений на использование информационной системы «Работа в России» в период ее доработки, до 01 октября 2020 года участие в эксперименте допускается только с использованием информационной системы работодателя.

Осуществление электронного кадрового документооборота в системе «Работа в России» будет доступно для работодателей-участников эксперимента, зарегистрированных в Единой системе идентификации и аутентификации[3], которые получили усиленную квалифицированную электронную подпись работодателя. Работники, принимающие участие в эксперименте, должны иметь подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации.

При использовании работодателем собственной информационной системы предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Подписание электронных документов, связанных с работой, в информационной системе работодателя осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (соискателя).

Обращаем ваше внимание, что усиленная неквалифицированная электронная подпись работника выдается ему работодателем на основании письменного заявления работника. Работник обязан подтвердить получение сертификата такой подписи.

Требования к локальным нормативным актам

В локальных нормативных актах организации, регламентирующих использование работодателем и работником электронной подписи, а также проведение эксперимента, рекомендуется отражать, например, следующие вопросы:

• перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, а также порядок и способы хранения и проверки электронной подписи;
• порядок обеспечения работников электронной подписью;
• порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
• обязанности работников по соблюдению установленных правил безопасности работы с ключами электронной подписи, компьютерами и мобильными устройствами;
• порядок хранения и уничтожения электронных документов;
• порядок направления работниками запросов на получение электронных документов удобным им способом и порядок предоставления им таких документов; и др.

О чем подумать, что сделать

Организациям и индивидуальным предпринимателям, планирующим принять участие в эксперименте, рекомендуется ознакомиться с Проектом и следовать ему после его утверждения Министерством труда и социальной защиты РФ.

Помощь консультанта

Специалисты Пепеляев Групп имеют богатый опыт реализации технологичных проектов, а также в области трудового права и готовы оказать поддержку в связи с участием в эксперименте.